Defina o que precisa ser controlado
Nem todo evento precisa do mesmo nível de controle. Comece respondendo: é só a entrada, ou também salas, workshops e áreas restritas? Há lista de convidados fechada ou inscrição aberta? O patrocinador vai pedir relatório?
O que um bom sistema de credenciamento oferece
- QR code individual para cada participante, enviado antes do evento
- Check-in rápido por leitura do código, sem conferir planilha
- Controle de atividades: quem entrou em qual sala ou ação
- Impressão de crachá em etiqueta ou pulseira no local
- Relatórios de presença, horários e participação ao final
- Possibilidade de personalizar a identidade visual e os campos do cadastro
Comece pela landing page de inscrição
O credenciamento começa antes do evento, na página em que o participante se inscreve. A Neostore desenvolve essa landing page do início ao fim: layout com a identidade do evento, formulário com os campos que você precisa, programação, informações de acesso e envio automático do QR code.
Como a página e o sistema de credenciamento são da mesma equipe, o cadastro vira QR code na hora e ninguém digita nada na recepção. Divulgação, inscrição e check-in ficam num único fluxo, sem planilha intermediária.
Automatize o evento inteiro, não só a entrada
O mesmo QR code que libera a entrada controla tudo o que acontece depois. É aqui que o credenciamento deixa de ser fila organizada e passa a ser gestão do evento em tempo real:
- Retirada de kits: cada participante retira o seu uma vez, sem conferência manual
- Controle de almoço e coffee: refeições liberadas por leitura, com contagem por turno
- Controle de atividades e salas paralelas: quem participou de qual palestra, workshop ou sessão
- Entrega de brindes: regra por perfil ou por participação, sem duplicidade
- Leads para patrocinadores: o estande lê o QR code do visitante e recebe o contato qualificado
- Chapelaria: entrega e devolução de volumes vinculadas ao participante, sem ticket de papel
Um único fornecedor, do início ao fim
Em vez de contratar quem faz a página, quem faz o sistema, quem aluga os equipamentos e quem opera, a Neostore entrega o pacote completo: landing page, credenciamento, locação de todos os equipamentos (totens, leitores, impressoras de etiqueta e pulseira, TVs e telões), técnicos em campo e, se o evento precisar, promotores para a recepção.
Isso reduz os pontos de falha no dia. A equipe que montou o sistema é a mesma que está na recepção quando o primeiro ônibus chega.
Planeje a operação no dia
Considere quantos pontos de check-in são necessários para o horário de pico, onde ficam as impressoras e como será o atendimento de quem esqueceu o QR code. Uma equipe treinada no local faz diferença nos primeiros 30 minutos de evento.
Perguntas frequentes
- A Neostore desenvolve a landing page de inscrição do evento?
- Sim, do início ao fim. Criamos a página com a identidade do evento, o formulário de inscrição, a programação e o envio automático do QR code. Como a landing page e o credenciamento são da mesma equipe, o participante se inscreve e já chega com o acesso pronto.
- Dá para controlar retirada de kits, almoço e brindes com o mesmo QR code?
- Sim. O QR code da entrada serve para kits, refeições, brindes, salas paralelas e qualquer atividade que precise de controle. Cada leitura fica registrada e aparece no relatório.
- O sistema capta leads nos estandes dos patrocinadores?
- Sim. O estande lê o QR code do visitante e recebe o contato já qualificado, com os dados do cadastro. O patrocinador sai do evento com a lista pronta.
- Vocês também cuidam da chapelaria?
- Sim. A chapelaria entra no mesmo sistema: a entrega e a devolução de cada volume ficam vinculadas ao participante, sem ticket de papel.
- Preciso contratar equipamentos e equipe separadamente?
- Não. A Neostore fornece a locação de todos os equipamentos (totens, leitores, impressoras, TVs e telões), os técnicos em campo e, se necessário, promotores para a recepção.
- Credenciamento por QR code precisa de internet?
- Depende da configuração. Converse com a equipe técnica sobre a conexão do local e a necessidade de uma alternativa para não depender de um único ponto de rede.
- Dá para imprimir crachá na hora?
- Sim. O sistema da Neostore permite impressão em etiquetas ou pulseiras.
- Que relatórios o organizador recebe?
- Relatórios completos de presença e participação nas atividades controladas.
Precisa disso no seu evento?
Conheça o serviço e peça uma proposta com a equipe da Neostore.